MENGELOLA WAKTU DAN MENYUSUN PRIORITAS 9

MENGELOLA WAKTU DAN MENYUSUN PRIORITAS

1.         MANAJEMEN WAKTU

Pengertian Manajemen Waktu seperti tercantum dalam buku Etika membangun Sikap Profesionalisme sarjana karangan Srijani dkk, 2007, adalah: “Aktivitas memanfaatkan waktu yang tersedia untuk mencapai tujuan. Manfaatkan waktu karena waktu tidak dapat diganti, disimpan dan kembali lagi”.

Mengingat terbatasnya waktu yang kita miliki, dan karena waktu tidak dapat kembali lagi, maka kita perlu belajar bagaimana mengelola waktu agar kita mendapat manfaat sebesar-besarnya dari waktu yang singkat ini. Itu yang dilakukan oleh orang-orang besar dalam hidupnya.

Dalam perjalanan hidup seringkali rencana tidak berjalan mulus. Ada saja hambatan-hambatan yang muncul di luar rencana sehingga dapat mengakibatkan tertundanya pencapaian tujuan. Untuk mengantisipas hal-hal yang mungkin terjadi di luar dugaaan maka kita perlu mengenal waktu dengan lebih mendalam agar dapat mengelola pemanfaatannya dengan lebih baik.

2.         JENIS-JENIS WAKTU

Dikarenakan dalam menjalani kehidupan kita harus melakukan berbagai aktifitas secara bersamaan, maka pemanfaatan waktu dapat dikategorikan dalam 2 jenis sebagai berikut:

a.    Waktu yang Sulit Diatur

Dalam waktu 24 jam sehari terdapat aktifitas-aktifitas yang melekat dalam kehidupan kita, dan membutuhkan fixed time (waktu yang tetap) untuk melakukannya. Aktifitas tersebut adalah aktifitas primer dalam kehidupan manusia yaitu tidur, makan, istirahat, menjalankan hubungan kekeluargaan, melakukan urusan-urusan sosial. Aktifitas ini memerlukan waktu yang tetap. Waktu yang digunakan untuk aktifitas ini tidak boleh digunakan untuk aktifitas lain, karena dapat menganggau keseimbangan hidup manusia. Proses refreshing sel-sel dalam tubuh manusia berlangsung saat tidur. Orang-orang yang mengurangi atau menghilangkan waktu tidurnya akan mudah mengalami gangguan kesehatan, akibatnya dia kehilangan waktu-waktu produktifnya. Sebaliknya, penggunaan waktu yang sulit diatur ini juga tidak boleh berlebih-lebihan, karena akan memakan waktu produktif kita dan menghambat pencapaian tujuan.

b.    Waktu yang Dapat Diatur

Aktifitas kerja manusia dan sebagian waktu pribadi berada dalam kategori waktu yang dapat diatur.

Jenis Waktu ini dapat dibagi menjadi 2 yaitu:

·         Waktu Puncak, dimana semangat dan etos kerja tinggi

·         Waktu Lembah, dimana semangat dan etos kerja rendah, biasanya pada saat-saat di akhir kerja.

Dengan mengenali jenis-jenis waktu ini, kita dapat mengatur dan

memanfaatkannya secara efektif.

3.         MENGELOLA WAKTU YANG DAPAT DIATUR SECARA EFEKTIF

Grafik Waktu yang Dapat Diatur dibuat berdasarkan kondisi umum waktu Biologis Manusia. Beberapa orang memiliki Waktu Biologi yang berbeda. Ada orang yang bertipe seperti ayam jago, dimana waktu puncaknya adalah di pagi hari, tetapi ada pula orang yang bertipe seperti kalong yang energi puncaknya justru di malam hari. Yang paling penting setiap orang perlu mengenal kapan waktu-waktu puncaknya.

Waktu Puncak adalah waktu di mana energi ktia dalam kondisi puncak, etos kerja tinggi, maka pada waktu-waktu ini adalah waktu yang paling baik menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan yang sulit dan berat, yang membutuhkan konsentrasi tinggi. Pada waktu ini, biasanya pagi hari, penyerapan otak terhadap materi yang berat juga tinggi, sehinggi bagi mahasiswa dan dosen yang saling berinteraksi pada jam kuliah pagi hari akan memperoleh manfaat yang maksimal bagi kedua belah pihak.

Apabila pada Waktu Puncak kita mengerjakan pekerjaan yang ringan, itu berarti kita tidak memanfaatkan waktu secara efektif. Karena pada Waktu Lembah, energi dan semangat sudah menurun, sehingga bila kita menyelesaikan pekerjaan berat pada Waktu Lembah dapat dipastikan pekerjaan tidak dapat terselesaikan tepat waktu, dan pada akhirnya membuat kita frustrasi karena terpaksa harus menambah waktu lembur untuk menyelesaikannya.

Bagi para pekerja, pada waktu-waktu terbaik (waktu puncak) dapat ditetapkan sebagai waktu hening, yaitu waktu yang digunakan hanya untuk menyelesaikan pekerjaan yang merupakan prioritas utama dan yang membutuhkan konsentrasi tinggi. Pada waktu hening Anda sebaiknya tidak menerima tamu, tidak menelepon, tidak membuka email, tidak menandatangai surat-surat rutin dan sebagainya (Taylor, 2010).

Jika Anda dapat mengelola pemanfaatan waktu secara efektif dan disiplin melaksanakannya hidup Anda akan lebih bahagia, karena Anda tidak akan mengurangi waktu tetap Anda untuk kegiata di luar pekerjaan.

3.1.      Pengelolaan Waktu

Berikut adalah langkah-langkah pengelolaan waktu yang dapat dimulai sejak dini:

·         Buatlah Tabel Rencana Kerja Bulanan, Mingguan dan Harian

·         Periksa kembali tujuan-tujuan yang ingin dicapaik, dan buat rencana pencapaiannya hingga pada kegiatan harian

·         Urutkan kegiatan berdasarkan skala prioritas (tingkat kepentingannya), misalnya yang paling dekat dengan tenggat waktu penyelesaian

·         Tentukan pekerjaan yang bisa didelegasikan

·         Beri tanda pekerjaan yang bisa didelegasikakan

·         Pindahkan pekerjaan yang belum bisa diselesaikan pada hari berikutnya

·         20% dari rencana kerja terlaksana, dapat mewujudkan 80% hasil yang diharapkan

·         Berikan waktu untuk tugas-tugas darurat. Apabila muncul tugas-tugas darurat, evaluasi kembail skala prioritas

3.2.      Faktor Penghambat Pengelolaan Waktu

Kadang kala rencana-rencana tidak berjalan sebagaimana mestinya. Sering muncul hal-hal penting maupun tidak penting yang menghambat kelancaran Pengelolaan Waktu. Faktor-faktor tersebut antara lain:

1.    Mengerjakan pekerjaan yang disukai terlebih dahulu terutama pada waktu puncak, baru menyelesaikan pekerjaan yang kurang diminati

2.    Mengerjakan pekerjaan yang mudah terlebih pada waktu puncak, dan mengerjakan pekerjaan yang sulit pada waktu lembah

3.    Mengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang cepat waktu penyelesaiannya, sebelum mengerjakan pekerjaan yang membutuhkan waktu penyelesaian yang lama

4.    Mengerjakan pekerjaan darurat/mendesak sebelum mengerjakan pekerjaan penting

5.    Menunda-nunda pelaksanaan pekerjaan hingga mendekati batas waktu

6.    Menyusun skala prioritas bukan berdasarkan tingkat kepentingannya

7.    Terperangkap memenuhi tuntutan yang mendesak dan memaksa

3.3.      Waktu yang Terbuang

Waktu terbuang adalah waktu yang tidak dimanfaatkan secara optima. Penyebab terbuangnya waktu terdiri dari faktor internal (diri sendiri), dan faktor eksternal (di luar diri, seperti orang lain dan kondisi lingkungan).

Contoh kegiatan berdasarkan faktor internal dan eksternal yang menyebabkan terbuangnya waktu pada waktu yang sulit, adalah:

a.    Faktor Internal:

·         Menghabiskan waktu yang terlalu lama untuk makan, nonton televisi, membaca koran

·         Berbicara panjang lebar di telepon, chatting, berkirim pesan melalui telepon seluler berkepanjangan

·         Menghabiskan waktu terlalu lama di jalan dari rumah menuju kampus/kantor dan sebaliknya

b.    Faktor Eksternal

·         Menerima tamu

·         Menhadiri undangan

·         Kegiatan sosial

Begadang bersama teman-teman tanpa kegiatan yang jelas, dsb

Akibat dari kegiatan membuang-buang waktu tersebut, Anda terpaksa mengambil waktu istirahat Anda, sehingga keseimbangan hidup terganggu.

            Contoh kegiatan yang menyebabkan terbuangnya waktu pada waktu yang dapat diatur (waktu kerja) karena:

a.    Faktor Internal:

·         Melamun

·         Membaca koran

·         Membalas surat elektronik, chatting, berkirim pesan melalui telepon seluler berkepanjangan

·         Percakapan yang lama melalui telepon

·         Persiapan istirahat, sholat dan makan siang terlalu lama

b.    Faktor Eksternal

·         Menghadiri rapat mendadak

·         Melakukan pembicaraan tidak bertujuan bersama teman-teman

·         Menerima tamu

3.4.      Kiat Menghindari Terbuangnya Waktu

Faktor-faktor penyebab terbuangnya waktu sering datang tanpa diduga, misalnya pada jam kuliah, dosen mendadak sakit sehingga kuliah hari itu kosong. Dengan demikian Anda perlu melakukan antisipasi, agar Anda dapat meminimalkan hilangnya waktu, misalnya mengerjakan tugas kuliah yang lain atau belajar di Perpustakaan. Langkah-langkah yang dapat dilakukan antara lain:

1.    Evaluasi kembali tujuan, rencana, dan prioritas Anda

2.    Buat Program Kerja rencana pencapaian secara bertahap

3.    Tutup semua kemungkinan yang dapat mengalihkan perhatian Anda dalam pencapaian tujuan

4.    Manfaatkan Waktu Luang

5.    Analisis Pekerjaan yang datang secara mendesak berdasarkan 3 standar utama untuk mengatur waktu dengan baik, yaitu:

a.    Standar Kepentingan

b.    Standar Kelayakan

c.    Standar Efektifitas

4.         MENYUSUN PRIORITAS

                        Mengapa kita perlu menyusun prioritas?

            Dalam hidup banyak hal yang kita hadapi, yang kita inginkan, yang perlu dilakukan, yang ingin dicapai. Akan tetapi sering kita dihadapkan pada pilihan-pilihan karena kemampuan, sumber daya, juga waktu yang terbatas.

            Sementara waktu yang kita miliki sangat terbatas, tidak ada jalan lain selain membuat skala prioritas, yaitu melaksanakan pekerjaan dan tugas-tugas berdasarkan urutan kepentingannya. Orang-orang yang berhasil adalah orang-orang yang bisa mengorganisir diri mewujudkan cita-citanya dalam alokasi waktu yang ada.

4.1.      Prioritas Kegiatan

Setiap hari kita melakukan berbagai kegiatan, baik yang berkaitan dengan pekerjaan, sekolah, keluarga, sosial, dan juga pribadi. Kegiatan-kegiatan ada yang berjangka panjang, berjangka pendek, rutin, dan ada pula yang mendesak/darurat. Untuk kegiatan-kegiatan rutin dan berjangka tentunya sudah bisa direncanakan, dan dideteksi mana yang menjadi prioritas utama, disusul dengan prioritas-prioritas berikutnya, karena umumnya berkaitan dengan rencana pencapaian tujuan dalam hidup. Namun kegiatan-kegiatan darurat yang muncul di luar rencana pun sering datang tanpa diduga dan mengacaukan pengelolaan waktu yang telah diatur. Berikut ini adalah pengelompokkan kegiatan berdasarkan tingkat kepentingan dan waktu pelaksanaannya:

4.1.1.   Kelompok 1: Kegiatan Penting Mendesak

Kegiatan yang termasuk dalam kelompok ini adalah kegiatan penting yang harus segera dilakukan, tidak bisa ditunda pada lain waktu. Contohnya: mengantar keluarga yang kecelakaan ke rumah sakit.

Dalam kelompok ini juga ada kegiatan-kegiatan yang diakibatkan karena kebiasaan menunda-nunda pekerjaan. Ada juga kelompok orang-orang yang justru bisa bekerja di bawah tekanan, semangat dan idenya muncul justru pada saat terakhir, dikenal dengan istilah SKS (Sistem Kebut Semalam). Namun banyak resiko yang mendadak muncul sebagai hambatan dan dapat mengakibatkan tugas tidak selesai, antara lain mendadak komputer error, data hilang, terkena virus atau sakit mendadak.

Kebiasaan bekerja dalam kelompok ini, mengakibatkan stress, kelelahan, dan prestasi biasa-biasa saja.   

4.1.2.   Kelompok 2: Kegiatan Penting Tidak Mendesak

Kegiatan dalam kelompok ini mencakup kegiatan-kegiatan penting yang dapat dilakukan secara bertahap, rutin, dan terjadwal sehingga apabila muncul kegiatan darurat, tidak akan terlalu mengganggu pencapaian target-target lainnya. Contoh: relaksasi, mengerjakan tugas lebih awal, olahraga terjadwal dan sebagainya.

Orang-orang yang berada pada kelompok ini adalah orang-orang yang memiliki visi, mempunyai prioritas dalam hidupnya. Mereka akan melakukan perencanaan dalam mencapai visinya, menetapkan prioritas, mengerjakan yang penting terlebih dahulu, dan menyelesaikan sisanya kemudian.

Kesulitan memasuki kelompok ini adalah tetap komit, konsisten dan disiplin menjalani rencana kerjanya. Meskipun semua kegiatannya penting, namun jika TIDAK MENDESAK akibatnya godaan untuk menunda pekerjaan juga tinggi.

Orang-orang yang berada dalam kelompok ini akan hidup terkendali, seimbang, dan berprestasi tinggi.

4.1.3.   Kelompok 3: Kegiatan Tidak Penting Mendesak

Kegiatan-kegiatan dalam kelompok ini adalah kegiatan-kegiatan tidak penting yang terpaksa dilakukan. Misalnya menerima dan menemani tamu, mengantar kakak, menemani teman, dan sebagainya. Umumnya kegiatan ini datang tanpa direncanakan dan sulit dihindari. Orang-orang yang berada dalam kelompok ini termasuk orang yang selalu berusaha membuat orang lain senang dan biasany tidak memiliki sikap asertif, tidak memiliki kemampuan untuk mengatakan tidak, kurang memiliki kemampuan untuk menyampaikan pikiran, perasaan, dan keinginannya kepada orang lain, tanpa merugikan diri sendiri.

Bill Cosby mengatakan (dalam 7 Habits of Highly Efektif Teens) ‘Saya tidak tahu kunci sukses, tetapi kunci kegagalan adalah berusaha menyenangkan semua orang”.

Kelompok ini merupakan kelompok terburuk. Orang-orang yang berada dalam kelompok ini hidupnya kurang disiplin, prestasi rendah, tidak mempunyai tujuan hidup, bereputasi sebagai penyenang orang lain tetapi dianggap sebagai keset kaki.

4.1.4.   Kelompok 4: Kegiatan Tidak Penting Tidak Mendesak

Kegiatan dalam kelompok ini adalah kegiatan yang dilakukan secara berlebihan dan mengakibatkan tingkat kepentingannya rendah. Contohnya, menonton televisi dan tidur secara berlebihan.

Orang yang hidup dalam kelompok ini berakibat malas dan tidak bertanggung jawab.

4.2.      Langkah-langkah Menyusun Prioritas

·         Periksa kembali tujuan-tujuan besar dalam hidup Anda beserta target waktu pencapaiannya. Tujuan-tujuan besar mungkin membutuhkan waktu yang cukup lama, antara 1 tahun, 3 tahun, 5 tahun ke depan.

·         Pencapaian tujuan-tujuan besar dapat dipecah menjadi tujuan-tujuan kecil yang dikerjakan secara bertahap. Tuliskan apa saja yang akan di kerjakan dalam 1 minggu ke depan. Membuat Rencana Mingguan membantu Anda untuk fokus pada penyelesaian. Kegiatan-kegiatan Utama yang menunjang tujuan Anda, dan dengan sendirinya Anda akan mencapai lebih banyak.

4.3.      Faktor Penghambat Penetapan Prioritas

Banyak hal yang dapat mengganggu terlaksananya kegiatan-kegiatan utama dalam proses pencapaian tujuan Anda. Beberapa hal yang perlu diwaspadai adalah:

·         Zona nyaman serta zona berani

·         Ketakutan menjadi penghambat

·         Bangkit lagi ketika gagal

·         Menaklukkan cobaan

·         Tidak berani berkata TIDAK